SOP Pelayanan Surat Tugas dan SPPD

SOP Pelayanan Surat Tugas dan SPPD di Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta memiliki tujuan utama yaitu memberikan panduan dalam penugasan dosen/pegawai dalam suatu tugas tertentu serta pengurusan administrasinya pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

Ruang lingkup penerapan SOP ini mencakup proses penugasan dosen/pegawai dalam suatu tugas tertentu serta pengurusan administrasinya yang meliputi: Penunjukan dosen/pegawai yang akan ditugaskan, pembuatan surat tugas, pembuatan SPPD, realisasi tugas bukti tangan kepala/panitia pelaksana kegiatan serta pelaporan hasil tugas/kegiatan.

Adapun referensi yang digunakan dalam penyusunan SOP ini adalah Pedoman mutu dan statuta UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Dalam Penulisan pedoman mutu, SOP, instruksi kerja, serta dokumen lainnya di Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, digunakan berbagai istilah dan definisi yang telah diuraikan secara rinci sesuai dengan Standar Manajemen Mutu ISO 9001:2008. Istilah-istilah tersebut diurutkan berdasarkan abjad dan dicantumkan dalam lampiran istilah dan definisi.

Terdapat beberapa dokumen yang menjadi bagian penting dalam pelaksanaan prosedur ini, yaitu: form surat tugas, form SPPD, dan form lumpsum SPPD. Selain itu, terdapat juga rekamman mutu yang mmenccakup surat tugas, SPPD yang bertanda tangan dan stempel tempat kegiatan, laporan hasil kegiatan, undangan dan bukti pendukung asli, kwitansi induk, dan lumpsum SPPD. Dokumen terkait yang diperlukan adalah Prosedur Pembuatan DUK.

Berikut adalah diagramm alir Pelayanan Surat Tugas dan SPPD :

Berikut merupakan penjelasan atau keterangan mengenai diagram alir di atas:

1. Dimulai dari Dekanat menerima dan menyetujui surat tugas SPPD dan memberikan disposisi kepada kabag TU. Dalam Hal ini, dokumen yang diperlukan adalah proposal surat undangan dan surat disposisi.
2. Kabag TU memberikan disposisi kepada kasubag umum untuk memproses surat SPPD.
3. Subbag Umum memproses, membuat dan mengarsipkan sesuai dengan disposisi dari kabag TU. Dalam hal ini dokumen yang diperlukan adalah surat tugas dan SPPD.
4. Dosen/Karyawan menerima surat tugas dan melaksanakan tugas.

Tujuan dari petunjuk yang telah disusun dalam diagram alir pelayanan surat tugas dan SPPD adalah untuk memberikan panduan yang jelas bagi kita dalam melalui proses pelayanan surat tugas dan SPPD dengan efisien dan teratur. Penggunaan petunjuk ini akan menjadi pedoman bagi kita dalam mengikuti prosedur yang telah ditetapkan. Dengan saling bekerja sama dan memahami prosedur ini, kita yakin bahwa pemanfaatan sumber daya yang ada dapat ditingkatkan untuk kemajuan kita bersama..